Zalety wizualizacji eventu

„Zalety i Metody Wizualizacji Eventu” innowacyjne podejście do organizacji wydarzeń! SBE znów zaskoczyło środowisko eventowe na Meetings Week Poland 2018.

Od sześciu lat polskie stowarzyszenia działające w sektorze gospodarki przemysłu spotkań podejmują wyzwanie przygotowania kilkudniowego wydarzenia Meetings Week Poland (MWP). Corocznie, program tygodniowej konferencji prezentuje różnorodność narzędzi, jakie branża eventowa wykorzystuje w swojej pracy oraz obszarów, w jakich realizuje biznesowe cele swoich zleceniodawców.

Od lat dużym zainteresowaniem cieszy się drugi dzień konferencji, którego organizatorem jest Stowarzyszenie Branży Eventowej. W tym roku stowarzyszenie postanowiło poruszyć ważny a dość często lakonicznie traktowany temat jakim jest wizualna strona eventu. Członkowie Stowarzyszenia pochylili się nad ważnymi tematami związanymi z planowaniem wydarzenia w sferze wizualnych doświadczeń na każdym etapie realizacji eventu.

Sama koncepcja wizualizacji eventu pochodzi od pracy wzorowanej na metodzie Walt’a Disney’a, który jako wielki wizjoner wielokrotnie wspominał, że wszystko co wymarzysz możesz też dokonać. Podobnie jest z organizacją wydarzeń i wszystkim co się z nimi wiąże. Kreacja powstaje w głowie, następnie organizatorzy eventowi wraz z podwykonawcami realizują wizję projektu. Zanim jednak to się wydarzy stawiają sobie cele. 

W przypadku tego wydarzenia są trzy powody, dla których warto organizować tę konferencję:

cel edukacyjny 
cel networkingowy 
cel wymiany wiedzy i doświadczeń 

Budując program spotkania stosowana była metoda ‘mapingu myślowego”. Czyli wyobrażenia sobie procesów działań organizacyjnych od strony klienta, uczestnika wydarzenia oraz samego organizatora. 

W tym roku gościem specjalnym był Czesław Mozil - muzyk, artysta, który za pomocą muzyki i słowa przekazał tajemnice organizacyjne wielkiego świata showbiznesu i produkcji telewizyjnej. Dodał od siebie wiele autorskich uwag z życia osobistego. W wywiadzie poprowadzonym przez Martę Dunin- Michałowską (Prezes SBE i Prezes Mea Group) oraz Dagmarę Chmielewską (Dyrektor Zarządzającą SBE) zaznaczył jak ważne jest to, by w pracy agencji eventowych z klientem a osobą publiczną zachowany był szacunek do drugiego człowieka. Choć to wartość podstawowa to wciąż warto o niej mówić i przypominać.

Tegoroczna konferencja zaczęła się wystąpieniem Martyny Wijas (założycielka i właścicielka MobilLed), która opowiedziała jak czytać zaproszenia na wydarzenia i rozumieć słowa „dress code”. Poruszyła ważny temat etyki i doboru ubioru na realizacjach eventowych oraz określiła zasady porozumienia między klientem, agencją eventową a podwykonawcą.

Podczas debaty „Siła wizualizacji w eventach”, której moderatorem była Magdalena Kondas (redaktor naczelna Meeting Planner) dowiedzieliśmy się jak planować wydarzenie pod względem piękna i siły przekazu oraz doboru odpowiednich metod i środków. Rozmówcami byli eksperci z dziedziny scenografii. Wśród nich głos zabrała Renata Razmuk (Social Connect Group i Dyrektor Business Development w Pracownia Kreativa oraz członek Zarządu SBE ), która wypowiedziała się na temat event design’u, Wojciech Zbroja (współzałożyciel i prezes zarządu Rent Design) poruszył ważną sprawę dostosowania mebli do przestrzeni eventowej. Michał Kozak (dyrektor generalny Hotel Mazurkas) podzielił się wiedzą jak wybrać catering do potrzeb klienta i samego wydarzenia a Zuzanna Sprycha (Visual4 Events) zwróciła uwagę na wartość współpracy między agencjami, podwykonawcami oraz finalnym efektem wizualizacji.

Leszek Babicz (prezes i dyrektor zarządzający Rival Group) wypowiedział się z punktu widzenia agencji eventowej, która zajmuje stanowisko między zamawiającym a podwykonawcą. 

Kolejna prelekcja poprowadzona została przez Magdalenę Kozicką (Dyrektor Produkcji Mea Group) oraz Jędrka Nykowskiego (Dyrektor Kreatywny Mea Group) oraz Michała Czerniaka (Dyrektor Zarządzający Brill Av Media). Zdradzili tajemnicę jaka jest droga „od wizualizacji do realizacji”. 

Podczas drugiej debaty „Po co nam wizualizacja?” poprowadzonej przez Jakuba Zdrzalika (prezes zarządu Perfectto Events) dowiedzieliśmy się dlaczego umiejętność planowania w eventach jest elementem podstawowym, a wizualizacja walorem, który sprawia, że nasze wydarzenia spełnią swoją najważniejszą funkcję – zaskakiwania i zachwycania odbiorcy.

Anna Nowakowska (ekspertka i blogerka „Strafa Mice”) podzieliła się wiedzą, jak wybierać lokalizację do planowanego wydarzenia. Piotr Wojdat (Prezes Zarządu firmy Evena, członek zarządu SBE) wypowiedział się jak dobierać platformę sprzedaży biletów oraz zarządzania rezerwacjami. Paweł Czerski (Prezes Zarządu, Dyrektor Zarządzający IMS Events) poruszył temat zapachu i muzyki na evencie oraz w otaczającej nas przestrzeni, Dagmara Marzyńska – Małecka (Prezes firmy Atelie – grupa taneczna) określiła zasady współpracy agencji eventowych z podwykonawcami – artystami.

Małgorzata Machynia (Dyrektor Marketingu i działu kreatywnego w FSWO podsumowała jak łączyć wszystkie elementy eventu w całość. Jacek Kisiała (Wiceprezes Rady Polskiej Izby Przemysłu Targowego, współwłaściciel firmy Extend Vision) wypowiedział się z punktu widzenia eksperta organizacji targów. Piotr Sady założyciel „ śmiechoterapii” rozbawił nas do łez i wytłumaczył dlaczego śmiech to zdrowie i niezbędny element w pracy event managera, w której dystans i metody relaksacji są bardzo ważne.

Razem z Piotrem Maczugą (Digital Knowledge Village) przeszliśmy przez ekspresowy proces tworzenia life streaming, który jako najnowocześniejsza metoda przekazu ma trafić do tych, którzy nie mogą być częścią eventu.

Konferansjerem wydarzenia był Paweł Kosiński - znany w środowisku eventowym jako prowadzący imprez tematycznych, sportowych, imprez dla dzieci, festynów, targów, konferencji. Za koordynację i program eventu odpowiedzialność wzięła Dagmara Chmielewska (dyrektor zarządzająca SBE).

Stowarzyszenie Branży Eventowej jako autor Studium Event Management i organizator „Siły wizualizacji eventów” skupiło się na merytorycznym wymiarze konferencji. Każdy element wykorzystany w produkcji tego wydarzenia miał wymiar edukacyjny.

Uczestnicy drugiego dnia wydarzenia Meetings Week Poland 2018 podsumowali event jako konferencję pełną praktycznej wiedzy i doznań dla zmysłów, zapachów, kolorów, muzyki, radości, smaków, instrumentów i piękna. Wszystko zostało połączone technicznymi możliwościami XXI wieku.