JAK ZORGANIZOWAĆ BEZPIECZNĄ IMPREZĘ W ERZE KORONAWIRUSA?

Dożyliśmy ciekawych czasów w branży eventowej. Mamy 2021 rok i można z pełną odpowiedzialnością stwierdzić, że rewolucja w sektorze MICE to fakt dokonany. Mądre głowy wróżyły rynkowi eventowemu różne drogi rozwoju, ale chyba nikt nie wpadł na to, że będziemy wręcz zmuszeni to podjęcia współpracy z niewidzialnym dla oka „kolegą”, który nieźle namieszał w ostatnich miesiącach.

Koronawirus i spowodowana jego obecnością pandemia, jak bomba atomowa uderzyła w nasz rynek. Pierwsze tygodnie pandemii dla wielu z nas to mieszanina skrajnych emocji, od strachu, aż po euforyczne stany spowodowane chwilowymi spadkami liczby zachorowań. Taka sinusoida emocjonalna u jednych doprowadziła do kompletnej frustracji, a u innych zdążyła już zmienić życie zawodowe. Są też tacy jak my, którzy po kilku naradach wewnątrz agencji postanowiliśmy walczyć o rynek, a konkretniej o to co z niego zostało. Wdrożyliśmy procedury bezpieczeństwa anticovid-19. Nasz klient nadal jest tam gdzie był, tylko z tą różnicą że teraz jest bardzo wystraszony. Poniższy zestaw praktycznych informacji dedykuję wszystkim organizatorom wydarzeń dla grup zorganizowanych, a przede wszystkim naszym klientom, bez których serce wielu agencji eventowych przestałoby bić. Mam nadzieję, że wskazówki zawarte poniżej pomogą przełamać strach przed organizacją wydarzeń dla grup zorganizowanych, a także uzupełnią Waszą wiedzę o racjonalne wytyczne dotyczące integracji w erze koronawirusa.

Ktoś mógłby zapytać się po co ryzykować i organizować wydarzenia w sposób tradycyjny? Czy nie można ograniczyć się do kontaktu online? Spiesząc z odpowiedzią zaznaczam, że najbezpieczniejszą formą kontaktu jest formuła online i takie rozwiązania rynek eventowy również oferuje (Oferta integracji online), natomiast dłuższa izolacja i brak bezpośredniego kontaktu z innymi osobami może w niektórych organizacjach sprawić sporo problemów. Nie mam zamiaru nakłaniać nikogo do tradycyjnej formy spotkań, chcę tylko zaznaczyć że zdrowa psychika każdego człowieka zależy w dużej mierze od  relacji z innymi osobami. Jeśli te relacje są mocno ograniczane, to po pewnym czasie izolacji może nastąpić spadek motywacji do wspólnego działania, dezorganizacja pracy czy też w skrajnych przypadkach rozstanie się z firmą. Izolacja powoduje także frustrację, niepewność, oraz wymusza adaptację do zupełnie nowych warunków. To nie musi się wszystkim podobać. Są branże dla których praca online będzie świetnym rozwiązaniem, ale są też takie firmy, którym bez tradycyjnej formuły spotkań będzie naprawdę trudno wyzwolić pełen potencjał zespołów. Dla tych osób jest właśnie ten poradnik. Mam nadzieję, że każdy z Was znajdzie coś wartościowego w nim dla siebie.

Wracając do organizacji wydarzeń, celem nadrzędnym, jaki chcemy wszyscy osiągnąć jest bezpieczny event. Jeśli eventy będą bezpieczne, klienci zaczną na nowo korzystać z usług oferowanych przez agencje eventowe. Dlatego też idąc dalej tym tokiem rozumowania, by rynek wrócił do siebie, musimy zrobić wszystko w celu zabezpieczenia organizowanych wydarzeń w kontekście antywirusowym. Chodzi o kompleksowe zabezpieczenie wydarzenia, mam na myśli miejsca wydarzeń, uczestników, obsługę, a także konkretne procedury jakie wdrożyliśmy już w naszej agencji i polecamy je wszystkim pozostałym organizatorom. Jeśli chcemy zostać odebrani jak profesjonaliści, to powinniśmy zadbać o bezpieczeństwo naszych klientów, kropka.

MIEJSCE WYDARZENIA

   Na dzień dzisiejszy możemy organizować wydarzenia do 150 osób i dopóki ten wymóg nie zostanie zniesiony musimy się go trzymać. Przygotowanie miejsca pod wydarzenie wewnątrz (indoor):

• Izolacja w przestrzeni – to z punktu widzenia bezpieczeństwa uczestników bardzo istotny aspekt organizacji konkretnego wydarzenia. Jeśli organizujemy szkolenie, konferencję dla grupy osób z jednej firmy, gdzie na co dzień pracownicy mają ze sobą kontakt, powinniśmy zadbać o minimalizację kontaktu takiej grupy z resztą klientów, przebywających na terenie hotelu, centrum kongresowego, czy też restauracji. Chodzi o to by nasza grupa korzystając z określonego zestawu usług podczas imprezy, nie miała kontaktu z innymi grupami, czy też osobami postronnymi przemieszczającymi się w tym samym budynku. Jeśli nasza grupa składa się z osób, które zjeżdżają się na miejsce z różnych rejonów i nie pracują ze sobą na co dzień, zwróćmy szczególną uwagę na zasadę dystansu 2m oraz odpowiednio przemyślany kwaterunek.
• Kwaterunek w hotelu – jeśli planujemy wydarzenie w oparciu o grupę, która nie przebywa ze sobą na co dzień, wskazanym rozwiązaniem będą pokoje 1-osobowe, lub kwaterunek w pokojach w oparciu o rejon z jakiego przyjechali razem uczestnicy konkretnego wydarzenia. Czyli jeśli część uczestników jedzie do nas z oddziału firmy np. w  Krakowie i tam pracują ze sobą na co dzień, to powinniśmy nie mieszać tych uczestników w pokojach z osobami z innych regionów.
• Recepcja/rejestracja – jeśli miejsce, czy też wydarzenie wymaga rejestracji uczestników spotkania, zróbmy to wcześniej w formie online. Unikniemy niepotrzebnych zgromadzeń w hotelach, czy też przed wejściem na konferencje.
• Zasada dystansu 2m – musimy o niej pamiętać podczas kolejkowania do rejestracji, recepcji, czy też wejść do pomieszczeń zamkniętych. Zasada dystansu może zmniejszyć ryzyko transmisji wirusa w znaczny sposób. Zasada ta również tyczy się odległości między miejscami siedzącymi podczas konferencji, czy też szkoleń. Organizując przerwę kawową na korytarzu, czy foyer zadbajmy także o przestrzeganie zasady 2m.
• Wentylacja pomieszczeń – organizując szkolenie, bankiet, konferencję zwróćmy uwagę możliwości wentylacji pomieszczeń. Wskazane jest by sale, w jakich mamy zorganizować wydarzenie miały dostęp do okien, które można otworzyć podczas przerwy. Co do klimatyzacji to zaleca się by powietrze w układzie zamkniętym, które jest w cyrkulacji było filtrowane. Natomiast klimatyzacja powinna być rozwiązaniem, które bierzemy pod uwagę w ostateczności.
• Dezynfekcja pomieszczeń – drugi bardzo ważny aspekt związany z bezpieczeństwem uczestników. Pomieszczenia w jakich odbywa się wydarzenie powinny być solidnie odkażone. Chodzi tutaj o podłogi, meble, sprzęt z jakiego korzystać mogą uczestnicy. Warto również wspomnieć o wietrzeniu toalet i ich bieżącej dezynfekcji. Warto zaznaczyć, że w toaletach może przebywać tyle osób ile jest kabin/pisuarów.
• Bezdotykowe przemieszczanie się – wskazane jest, by uczestnicy wydarzenia nie musieli dotykać elementów wyposażenia wnętrz, jeśli oczywiście nie muszą. W praktyce zaleca się pozostawienie otwartych drzwi, tam gdzie nie ma konieczności ich zamykania, czy też ich zablokowanie.
• Impreza taneczna – to temat, który powraca jak bumerang i tak naprawdę nie ma żadnych szczególnych wytycznych, które mogą zabezpieczyć grupę tańczących uczestników. W tym przypadku zalecamy zasadę dystansu 2m. Oczywiście osoby z tych samych środowisk domowych, czy też zawodowych, tańcząc nie zwiększą swojej ekspozycji na ryzyko w żaden sposób. Pomieszczenie do takiej imprezy powinno, jak wszystkie pozostałe być mechaniczne wentylowane o odpowiedniej powierzchni, by była możliwość utrzymania dystansu między uczestnikami. 
• Przestrzeń otwarta – tutaj nasze możliwości są z goła większe. Możemy wykorzystać większy teren na gry i zabawy dla uczestników, gastronomię piknikową, czy też imprezy taneczne. Oczywiście zasada dystansu będzie tutaj kluczowa. Zadbajmy by teren było dobrze oznaczony, co zminimalizuje kontakt z osobami postronnymi.
•  Pomieszczenie dla potencjalnych zarażonych – jako organizatorzy zobowiązani jesteśmy wyznaczyć takie miejsce przed eventem. Oczywiście jest to skrajna sytuacja, gdy uczestnik wydarzeniawykazywał będzie objawy Covid-19, natomiast takie miejsce jest wskazane. Warto tutaj wspomnieć, że w takim przypadku koordynator wydarzenia ma obowiązek odizolować osobę z objawami od reszty grupy, oraz podjąć decyzję o dalszym postępowaniu w oparciu o ustalenia z miejscowymi służbami medycznymi.  

Warto zaznaczyć także, że podczas wszelkich aktywności w pomieszczeniach zamkniętych, czy też w terenie otwartym warto zadbać o odpowiednie oznaczenie miejsc wydarzenia, oraz wyznaczyć osoby do „pilnowania naszej grupy”, by na obszar organizowanego eventu nie dostały się żadne niepowołane osoby z zewnątrz. Taka formuła izolacji grupy zmniejszy ryzyko zarażenia się koronawirusem.

UCZESTNICY I OBSŁUGA WYDARZENIA

Ten obszar profilaktyki dotyczy bezpośrednio uczestników wydarzeń, oraz obsługi z agencji eventowych pracujących na miejscu. Warto tutaj zaznaczyć, że z każdą z grup agencja powinna wysłać osobę, która zostanie przeszkolona z procedur ochrony przeciwwirusowej. Taki pracownik powinien posiadać niezbędną wiedzę oraz zarządzać profilaktyką na miejscu realizacji. Należy również wspomnieć, że koordynator powinien posiadać ze sobą apteczkę wyposażoną w niezbędny sprzęt zapobiegający zakażeniom.

• Procedury anticovid-19 – to fundament relacji z klientem w obecnym czasie. Każdy kontakt z klientem powinien zaczynać się od informowania drugiej strony o wprowadzonej procedurze antywirusowej w agencji oraz nowym regulaminie organizacji wydarzeń. Taki regulamin można sporządzić w pliku PDF i przesłać od klienta, jako uzupełnienie wstępnych rozmów. Przykładowo, nasza agencja stworzyła info-grafiki dostępne pod adresem: https://www.projektefektywny.pl/integracja-koronawirus/informujemy w nich o wprowadzonych procedurach związanych z Covid-19 oraz o wytycznych związanych z organizacją imprez w czasie pandemii. Jest to wygodne uzupełnienie regulaminu, jaki wysyłamy w PDF.
• Zespół medyczny anti Covid-19 – to wymóg wprowadzony w dniu 18.06.2020, dotyczący tylko i wyłącznie grup powyżej 50 osób. Zobowiązuje organizatora wydarzenia do zapewnienia na czas jego trwania opieki medyków przeszkolonych z zakresu covid-19 oraz dysponującego pełnym zestawem środków zapobiegawczych (maseczki, rękawiczki, żele dezynfekujące, tlen). Żeby zminimalizować koszty można pomyśleć o połączeniu funkcji ratownika medycznego z koordynatorem eventu. 

*Edit: To obostrzenie zostało już zniesione. Zostawiam jego treść ze względów czysto informacyjnych. 

• Dane uczestników – organizator powinien dysponować pełną listą uczestników, przynajmniej z imienia i nazwiska. Oczywiście do takiej listy zobowiązani będziemy podpisać politykę RODO obowiązującą w danej organizacji. Lista uczestników ma zostać użyta w sytuacji, gdyby na miejscu doszło do pojawienia się objawów covid-19.
• Ubezpieczenie od koronawirusa – to bardzo istotna sprawa, ponieważ większość ubezpieczycieli uznaje stan pandemii/epidemii ogłoszony na terenie danego kraju, za wyłączenie z ryzyka odpowiedzialności w polisach turystycznych. Warto przejrzeć oferty towarzystw ubezpieczeniowych i sprawdzić które z nich mogą zrealizować polisę turystyczną/grupową na dane wydarzenie i wziąć pod uwagę ryzyko zarażenia koronawirusem (tutaj w głównej mierze chodzi o koszty leczenia choroby Covid-19 oraz związany z tym pobyt w szpitalu).  Edit: Na rynku pojawiły się już oferty związane z ochroną ryzyka związanego z zarażeniem się koronawirusem, jedną z ofert proponuje SIGNAL IDUNA: Sprawdź ofertę ubezpieczenia
• Wiek uczestników wydarzeń – jak powszechnie wiadomo, grupa 70+ to osoby obarczone największym ryzykiem zachorowalności na Covid-19. Oczywiście jako organizatorzy nie mamy obowiązku, ani prawa zabraniać nikomu uczestniczenia w organizowanym wydarzeniu, ale warto wspomnieć naszym klientom o ryzyku uczestnictwa osób starszych. To na pewno nie wpłynie negatywnie na całość wydarzenia, a zostanie profesjonalnie odebrane przez naszych chlebodawców.
• Osoby z objawami – niestety konieczną kwestią będzie poinformowanie klienta o wykluczeniu z udziału w wydarzeniu uczestników z objawami covid-19. Osoby z podwyższoną temperaturą, kaszlące, osłabione, powinny zrezygnować z udziału w organizowanym evencie. Taka informacja powinna zostać przesłana przez organizatora do klienta przed wydarzeniem, w fazie planowania.
• Ilość osób z obsługi – zasada jest prosta, im mniejszą ilość osób eksponujemy na ewentualne ryzyko zarażenia koronawirusem podczas pracy na evencie, tym lepiej. Wskazane są małe zespoły realizacyjne i przesunięcie ciężaru na konsultacje zespołowe online.
• Wyposażenie obsługi – nasz zespół powinien zostać wyposażony w maseczki/przyłbice, rękawiczki oraz środki do dezynfekcji. Warto mieć ze sobą również zapas tego wyposażenia dla uczestników spotkania w razie takiej potrzeby.
• Testy dla obsługi – nie jest to obowiązek i nikogo do tego zmusić nie możemy, ale trzeba brać pod uwagę fakt, że nasi eventowcy spotykają się z dużą ilością osób w ciągu każdego miesiąca. Dlatego też jeśli organizujecie więcej niż kilka wydarzeń w roku, weźcie pod uwagę wydatek na zrobienie testów własnej obsłudze. Nikomu takie działania nie zaszkodzą, a upewnią wszystkich w przekonaniu, że nasza ekipa nie stanowi ryzyka dla naszych klientów. Taka informacja przed ważnym wydarzeniem również pomoże wizerunkowi naszej branży.
• Gastronomia – zaleca się podawanie posiłków wyłącznie serwowanych, by zminimalizować ryzyko zarażenia przy wspólnym biesiadowaniu. Posiłki bufetowe są na ten moment zakazane. Warto zwrócić uwagę na fakt, że taka formuła może być mocno uciążliwa dla restauracji i hoteli przy obsłudze grup zorganizowanych, ponieważ wydawanie posiłku serwowanego zajmuje więcej czasu. Wynika to z prostego faktu, że każdy z uczestników musi dostać swój osobny talerz z posiłkiem. Trzeba wziąć ten aspekt pod uwagę podczas rozmów z hotelami, restauracjami, centrami konferencyjnymi. Jeśli mamy mało czasu na konsumpcję posiłku sugeruję zwiększyć ilość osób w zespole kelnerskim, by posiłki serwowane zostały sprawnie wydane.
• Współpraca z innymi podwykonawcami – tutaj istotną kwestią jest pisemne zapewnienie (najlepiej w postaci zapisu w umowie) o posiadaniu i wdrożeniu własnej procedury dotyczącej koronawirusa i naszych dostawców. Przykładowo jeśli organizujemy konferencję i wynajmujemy meble od kolegów z branży warto upewnić się, jak podwykonawca dba o ich dezynfekcję, oraz w jaki sposób pracownicy przygotowani są pod pracę w erze covid-19. Czy obsługa podwykonawcy, która przywiezie i rozstawi meble będzie zabezpieczona maseczkami, oraz rękawiczkami. Na miejscu po rozstawieniu sprzętu dokonana powinna również zostać dezynfekcja. 
• Transport uczestników – dzisiaj mamy już możliwość przewożenia grup z wykorzystaniem 100% miejsc w autokarach. Kwestię ewentualnego transportu grup na miejsce wydarzenia trzeba omówić wcześniej z naszym klientem. Jeśli grupa podróżująca razem wywodzi się z jednego środowiska pracy, to ryzyko zakażenia jest minimalne. Jeśli natomiast bierzemy pod uwagę organizację wydarzenia dla uczestników z wielu oddziałów danej firmy, lepiej byłoby zasugerować dywersyfikację środków transportu, by zminimalizować ryzyko. Dla wydarzeń zagranicznych, gdzie w grę wchodzi transport lotniczy musimy dostosować się do reguł oferowanych przez wybrane przez nas linie lotnicze.
• Stacje/spoty antywirusowe – warto przemyśleć temat punktów stacjonarnych z wyposażeniem antywirusowym, żele, maseczki, rękawiczki jednorazowe. Takie punkty można utworzyć na terenie organizowanego wydarzenia, by jego uczestnicy mieli łatwy dostęp do profilaktycznych zabezpieczeń podstawowych. Zawsze ktoś z uczestników może zapomnieć maseczki, czy też na terenie obiektu, gdzie organizowane jest wydarzenie może skończyć się żel dezynfekujący.
• Kamery termowizyjne – jeśli nasz klient życzy sobie taką usługę, warto wdrożyć ją w życie. Na rynku mamy dostępnych sporo rozwiązań dotyczących systemu monitoringu po przez kamery mierzące temperaturę uczestników wydarzeń. Można, ale nie trzeba. Ja osobiście proponowałbym takie rozwiązanie, jeśli budżet eventu będzie na to pozwalał.
  
  

PROCEDURA DLA OSÓB Z OBJAWAMI COVID-19

Zawsze może zdarzyć się, że na organizowane przez nas wydarzenie przyjedzie osoba czy też osoby, które zaczną w pewnym momencie przejawiać symptomy zarażenia koronawirusem. Na taki moment musimy być przygotowani, a konkretnie osoba oddelegowana przez agencję jako koordynator covid-19. Poniżej krótka procedura postępowania na wypadek pojawienia się takiej sytuacji.

• Izolacja – w sytuacji gdy podczas trwania wydarzenia pojawi się uczestnik lub osoba z obsługi wykazująca objawy covid-19 naszym pierwszym zadaniem jest izolacja. Wcześniej wspominałem o odpowiednim pomieszczeniu na wypadek takich zdarzeń. Osoba jak najszybciej powinna zostać odizolowana od reszty grupy, by zmniejszyć ryzyko ewentualnego zarażenia pozostałych uczestników. Izolacja łączy się z pomieszczeniem o takim przeznaczeniu, wspominałem o nim wcześniej – Pomieszczenie dla potencjalnie zarażonych.
• Informacja – po izolacji osoby podejrzanej o zarażenie koronawirusem poinformować należy personel danego hotelu, centrum konferencyjnego, targowego oraz organizatorów wydarzenia od strony klienta.
• Dezynfekcja – w konsultacji z osobą potencjalnie zarażoną należy ustalić miejsca w jakich przebywała i zorganizować natychmiastową dezynfekcję tych obszarów. Chodzi o minimalizację ryzyka zarażenia. Zlokalizować także osoby, które miały kontakt z zarażonym i również odizolować je od reszty uczestników.
• Poinformowanie odpowiednich służb medycznych – w dalszej kolejności informujemy miejscowe służby medyczne o pojawieniu się takiej sytuacji i czekamy na dalsze instrukcje z ich strony. Telefon do miejscowej stacji sanitarno-epidemicznej to obowiązek każdego organizatora w takiej sytuacji.
• Transport – w większości przypadków konieczny będzie transport osoby podejrzanej o zakażenie do placówki medycznej na wykonanie testu. Naszą rolą będzie zorganizowanie takiego transportu z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa. Jeśli oczekiwanie na wynik testu zajmie więcej czasu, potencjalny zarażony powinien opuścić miejsce organizowanego wydarzenia.

Powyższy zestaw wytycznych to najważniejsze aspekty organizowanych wydarzeń w erze koronawirusa, w kontekście bezpieczeństwa uczestników. Z mojej strony polecam wszystkim pochylenie się nad opisaną tematyką i wdrożenie skutecznych procedur. Jednodniowe szkolenie pracowników agencji eventowej z zakresu procedur bezpieczeństwa anticovid-19 pomoże zbudować pomost między naszą agencją, a zaufaniem klienta. Musimy pamiętać o tym, że wszyscy wspólnie pracujemy na naszą branżę i bezpieczeństwo uczestników naszych wydarzeń leży w interesie każdej ze stron biorących udział w realizacji eventów. Organizujmy śmiało wymarzone eventy, realizujmy marzenia naszych klientów i róbmy to z głową. Wirus jeszcze jakiś czas pozostanie z nami w życiu codziennym, dlatego stosujmy się do zaleceń dając dobry przykład innym organizatorom, czy też edukując naszych klientów. Niech moc będzie ze wszystkimi organizatorami wydarzeń oraz z naszymi klientami!